El ABC de la administraci?n del tiempo

La vida moderna conlleva malabarear cada vez más los minutos que una persona pasa despierta. No es menor que Reed Hastings, jefe ejecutivo de Netflix, dijera hace algunos años que el gran competidor de la plataforma no son otros servicios similares, sino el sueño de los usuarios. La atención y tiempo de cualquiera deben ser distribuidos entre trabajo -con cada vez más responsabilidades acumuladas-, entretenimiento -con opciones que se multiplican todos los días- y vida social -aún limitada por las restricciones de la ‘nueva normalidad’-. Fácilmente se puede salir de control todo esto si no se planean adecuadamente días, semanas y meses.

Sin embargo, este año, la Development Academy realizó una encuesta a empleados de diversas industrias, la cual arrojó datos espeluznantes: 82% de los encuestados no tiene un sistema de administración del tiempo, el resultado es que 28% sienten que sus pendientes rara vez se encuentran bajo control, lo que les genera aún más estrés.

Por tanto, “es fundamental considerar algunos aspectos básicos de organización de nuestros tiempos y agendas para que una planeación efectiva nos lleve a ser más productivos y, por supuesto, estar más tranquilos en el día a día”, señala María Ibarra, fundadora y CEO de The Full Planner, la herramienta de planeación que convierte los propósitos en metas alcanzables.

Registrarlo por escrito

Diversos estudios muestran que al escribir a mano y sobre papel ayuda a que el cerebro procese la información que se registra con mayor parsimonia, apoyando el proceso de comprensión.

Por ello, se recomienda escribir a mano los objetivos y luego detallarlos en acciones a realizar durante el día. Esto brinda la claridad y administración necesarias para ejecutar lo planeado y no olvidar o posponer las tareas del día. La constancia de estos hábitos es lo que permite una administración óptima del tiempo. 

En palabras de la fundadora de The Full Planner, “si no nos damos el tiempo y espacio para anotar y reflexionar sobre nuestras actividades y objetivos, se vuelve imposible desenredar los pasos a seguir para llevarlos a cabo productivamente”.

No todo es trabajo

Ahora bien, la administración efectiva del tiempo va más allá de lo laboral y no todo se reduce a despachar pendientes hora tras hora. Por el contrario, una vida plena incluye otras esferas, pero que, si no se contemplan a la hora de organizar una agenda, fácilmente pueden quedar relegadas en el olvido. Muchas de ellas son actividades como pasatiempos o tiempo de descanso y relajación.

Parece contraintuitivo, apunta Ibarra de The Full Planner, “pero enfocarnos completamente en la productividad laboral trae consigo problemas de improductividad. En la medida que no nos permitamos descansar, disfrutar de lo que nos gusta hacer y estar con familiares y amigos, podemos ayudar a nuestros cuerpos y mentes a florecer plenamente, a estar concentrados, ser productivos y tener mayor claridad de ideas para resolver problemas”.

Para no permitir que el trabajo sofoque estos otros aspectos de la vida, es recomendable anotar y llevar una administración eficiente de actividades, donde se priorice lo importante y se deje espacio para el individuo, así también se le recuerda al cerebro que es inminente disfrutar y descansar.

Buscar apoyo cuando se necesite

En medio del caos diario a veces puede sentirse como una tarea titánica tratar de organizar todo de antemano. Sin embargo, se estima que entre 10 y 12 minutos de planeación pueden ahorrar hasta 2 horas de tiempo al día. Y no es necesario hacerlo todo solo. Existe una gran variedad de herramientas que ayudan, bajo esquemas de organización ya predispuestos, a estructurar todo lo que se necesite para tener nuestros pendientes bajo control.

Puede parecer demasiado sencillo para ser verdad, pero una pluma y una buena agenda pueden hacer toda la diferencia para transformar a individuos repletos de tareas en personas productivas, organizadas y felices.